ビジネスにおけるメールの書き方、マナーとは？

時間を問わず気軽に送れるメールは、大変便利なツールです。しかし、社外文書と同じく、ビジネスメールは社外に発信するものですので、きちんと礼儀をわきまえた文章を作成しましょう。簡潔に要点のみを書くのがポイントです。

●宛先

間違いがないか確認します。また、一斉送信の場合、個人情報の漏洩にならないよう、bccになっているか確認しましょう。

●件名

件名を見ただけでメールの内容がわかるよう、簡潔に記すことが重要です。

●宛名

会社名、部署名、役職名、氏名を明記します。相手の署名をコピーペーストしてうっかり「様」を書き忘れたなどということがないように注意しましょう。

●書き出し

文書と異なり、時候のあいさつなどの前文は不要です。「お世話になっております」など、一言添えて本文を作成します。

●本文

相手に伝えたい内容を簡潔にまとめましょう。

長くなってしまう時は、要点を箇条書きで記すのも効果的です。一文が長いメールは、要点が伝わりにくくなる原因のひとつです。一般的には、長くても一行30文字二行までがビジネスメールのマナーと言われています。

また、絵文字や感嘆符を使うのはNGです。もちろん（笑）マークや顔文字もビジネスメールでは使ってはいけません。こうした記号や絵文字ではなく、簡潔で美しい文章力で表現するのが肝心です。

返信をいただきたい期日がある場合は「誠に勝手なお願いですが○月○日までにご返事いただけますと幸いです」と明確にお知らせしておきます。

●結び

お願いのメールであれば「何卒よろしくお願い申し上げます」などと一言添えると丁寧です。

●署名

電話で自分の名前を名乗るのと同様に必ず、本文の終わりに記します。会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを記します。

宛名から署名までそれぞれの間に一行、空白行を入れると読みやすいメールになります。メールは、送っても相手がすぐに読んでくれるとは限りません。メールだけで済ませようとせず、急ぎや重要な用件などの時には、直接会って話をするか、電話で相手に伝えましょう。状況に応じた使い分けを心がけることが大切です。