produced by 損害保険ジャパン

検索から探す

トラブル解決術

ビジネスにおけるメールの書き方、マナーとは?

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE

2014.08.01 更新2017.03.16

最近、仕事の関係でメールをよく利用しています。お客様にメールを送る際の注意点、また署名の書き方について教えてください。

ビジネスメールは読む側、相手の立場になることに注意しましょう。

時間を問わず気軽に送れるメールは、大変便利なツールです。しかし、社外文書と同じく、ビジネスメールは社外に発信するものですので、きちんと礼儀をわきまえた文章を作成しましょう。簡潔に要点のみを書くのがポイントです。


●宛先

間違いがないか確認します。また、一斉送信の場合、個人情報の漏洩にならないよう、bccになっているか確認しましょう。


●件名

件名を見ただけでメールの内容がわかるよう、簡潔に記すことが重要です。


●宛名

会社名、部署名、役職名、氏名を明記します。相手の署名をコピーペーストしてうっかり「様」を書き忘れたなどということがないように注意しましょう。


●書き出し

文書と異なり、時候のあいさつなどの前文は不要です。「お世話になっております」など、一言添えて本文を作成します。


●本文

相手に伝えたい内容を簡潔にまとめましょう。

長くなってしまう時は、要点を箇条書きで記すのも効果的です。一文が長いメールは、要点が伝わりにくくなる原因のひとつです。一般的には、長くても一行30文字二行までがビジネスメールのマナーと言われています。


また、絵文字や感嘆符を使うのはNGです。もちろん(笑)マークや顔文字もビジネスメールでは使ってはいけません。こうした記号や絵文字ではなく、簡潔で美しい文章力で表現するのが肝心です。


返信をいただきたい期日がある場合は「誠に勝手なお願いですが○月○日までにご返事いただけますと幸いです」と明確にお知らせしておきます。


●結び

お願いのメールであれば「何卒よろしくお願い申し上げます」などと一言添えると丁寧です。


●署名

電話で自分の名前を名乗るのと同様に必ず、本文の終わりに記します。会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを記します。


宛名から署名までそれぞれの間に一行、空白行を入れると読みやすいメールになります。メールは、送っても相手がすぐに読んでくれるとは限りません。メールだけで済ませようとせず、急ぎや重要な用件などの時には、直接会って話をするか、電話で相手に伝えましょう。状況に応じた使い分けを心がけることが大切です。


就職カウンセラー 唐沢 明

ビジネスマナーの基本を、わかりやすくお伝えします。

基本的なコミュニケーションマナーや敬語力を身に付けることは、信頼関係を生む第一歩。長い社会人生活をより豊かなものとするためにとても大切なことです。新社会人にとってはもちろん、長く社会人として活躍している方にとっても役立つビジネスマナーを紹介しています。ビジネスマナーの基本を身につけ、魅力的なビジネスマンを目指しましょう。

【URL】 http://akira-dream.com/index.html
【経歴】 日本大学、東洋英和女学院大学、明治学院大学など、様々な大学コミュニケーション、キャリア講師を担当。
【メディア】 『めざせ!会社の星』(NHK教育テレビ)、『あっぱれさんま新教授』(フジテレビ)出演など。
【著書】 「敬語すらすらBook」(成甲書房)、「さすがと言われる話し方・聞き方のビジネスマナー」(高橋書店)、「恥をかかない話し方のビジネスマナー」(大和書房)など多数。

※上記に関するご質問、お問合せは、原則受付けておりませんのであらかじめご了承ください。

この記事に関連するタグ

検索から探す